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Dans notre article de l’an dernier, nous proposions une préparation aux vacances en 3 étapes :
1️ – Le grand nettoyage
2 – Le Droit à la déconnexion
3️ – Moment convivial avec les collègues
On ne reviendra pas sur ces 3 thématiques, car nous sommes certaines qu’elles sont déjà dans vos to do list.
Pour cette saison 2 de « Vive les vacances » nous aborderons 3 nouvelles préparations :
1 – Partager le planning des vacances :
Une fois que tous les congés sont acceptés, bien partager le planning.
Alors, attention même si ceci peut paraitre évident, les plannings ne sont pas forcément partagés avec l’ensemble des équipes. Pourtant et même si certains services n’ont pas de liens entre eux, dans le cadre d’un mini plan de continuité d’activité, il est nécessaire que chacun puisse savoir si tel ou telle collègue est en congés ou non. Ainsi, chacun pourra s’y retrouver et pourra donner un premier niveau d’information à un client ou un contact.
2- Faites un point sur les dossiers en cours et déléguez :
La délégation est déjà un 1er pas vers à la déconnexion, mais elle est aussi un outil indispensable de management.
Mais pourquoi est-il si difficile de déléguer ? Parce que l’on pense trop souvent qu’il est plus simple de faire les choses par soi-même et qu’ainsi, on gagnera du temps… Si elle est déléguée, la tâche sera réalisée de façon moins efficace ou que le temps de l’explication, sera du temps définitivement perdu. Le manque de délégation peut provenir également par crainte de perdre le contrôle, ou en allant encore plus loin, la perte de pouvoir.
Il existe déjà beaucoup d’écrits et de conseils sur le « savoir déléguer » qui reste un des piliers du management. Si on peut se permettre le décrire l’impact que peut avoir la délégation de façon élémentaire, simple et basique, on pourrait dire que : savoir déléguer joue sur la motivation et la responsabilisation des collaborateurs et envoie un beau message de confiance.
La mission à déléguer devra être bien déterminée et avec un niveau de responsabilité et d’autonomie décrit. Toutes les missions ne peuvent pas être déléguées. Le caractère ponctuel des congés, peut-être une occasion de faire un test en situation réelle, tout en donnant les moyens pour accomplir la mission (accès à des comptes, des logiciels…) et une feuille de route. De même, qu’il faudra laisser un peu de latitude et de prise d’initiative. Se remettre à l’essentiel, qui est d’atteindre l’objectif de la mission confiée.
La partie qui peut paraitre la plus compliquée finalement, sera de savoir à qui déléguer (sauf si vous êtes que 2 dans l’entreprise). Pour cela, l’autre outil indispensable, est la connaissance des compétences des collaborateurs. Pour certains, ce sera l’occasion de les faire sortir de leur zone de confort et de leur offrir un autre champ d’intervention, mais également de mesurer leur implication.
Pour aller plus loin, cet article de Welcome to the jungle, apporte quelques clés de la délégation dans un cadre simple. https://www.welcometothejungle.com/fr/articles/conseils-apprendre-a-deleguer?q=a39a48c4a6ba7a6943b443378e977d62&o=1134
Enfin si vous êtes encore septique, prenez le temps d’écouter ce podcast, de « Mon boulot, mon coach et moi » : https://www.radiofrance.fr/francebleu/podcasts/mon-boulot-mon-coach-et-moi/je-n-arrive-pas-a-deleguer-du-coup-je-suis-deborde-6132945
3 – Prévenez vos contacts :
C’est l’ultime préparation aux vacances et l’autre « indispensable » ! Si vous avez bien intégré les points 2 de « Vive les vacances » saison 1 et 2 qui se résument à Droit à la déconnexion et la délégation, il ne vous restera plus qu’à faire un joli message pour prévenir de votre absence. Il est parfois un peu rude de lire : « retour le xx/xx/xx » …. A vous de créer votre message car même en restant dans un contexte très professionnel, on peut y mettre une touche « fun »
L’optimisme pro, propose un top 7 des meilleures idées de messages d’absence : https://loptimisme.pro/top-7-des-meilleurs-messages-d-absence/
Bonnes vacances à tous ! Le SARH reste ouvert tout l’été
